Sentra Automotive — Overview¶

Product Requirements (PRD)¶

1.1 Konteks & Tujuan Bisnis¶

Dalam industri bengkel otomotif modern di Indonesia—baik jaringan bengkel resmi Agen Pemegang Merek (APM), franchise bengkel umum, bengkel cuci & detailing premium, hingga spesialis ban dan body repair—efisiensi operasional bengkel, ketepatan estimasi biaya, dan transparansi pengerjaan merupakan pilar utama kepuasan pelanggan.

Kesalahan pendiagnosaan oleh mekanik, ketidakcocokan ketersediaan suku cadang (spareparts), pembengkakan estimasi biaya secara sepihak, kehilangan suku cadang di gudang internal, hingga fraud invoice kasir adalah tantangan nyata yang dapat mematikan profitabilitas bisnis.

SentraAuto Care adalah sistem manajemen operasional bengkel terintegrasi berskala enterprise yang dirancang untuk mengelola jaringan bengkel multi-cabang secara real-time. Sistem ini bertujuan untuk:

Mengurangi antrean fisik kendaraan melalui integrasi penjadwalan booking online.
Menyediakan riwayat kesehatan (diagnostic history) kendaraan secara nasional berdasarkan plat nomor dan nomor rangka (VIN).
Mengintegrasikan penjualan suku cadang (inventory) dan penagihan jasa mekanik secara akurat dalam satu invoice.
Mengamankan aset suku cadang dari fraud penyalahgunaan gudang internal bengkel.
Mengotomatisasi sistem komisi bagi hasil mekanik secara adil berdasarkan kompleksitas pekerjaan (job).

1.2 Lingkup Sistem¶

Sistem mencakup aplikasi frontdesk Service Advisor, dasbor pengerjaan mekanik di bay, monitor kasir POS, modul inventory gudang sparepart, dan aplikasi pelacakan progress pelanggan:

Service Advisor Console: Pendaftaran keluhan, pengisian checklist inspeksi kendaraan awal (fisik luar, kelistrikan, oli), pembuatan estimasi biaya pengerjaan, dan pencetakan Surat Perintah Kerja (SPK).
Mechanic Workbay App: Dasbor tablet di area kerja mekanik untuk melihat instruksi tugas, mencatat waktu mulai/selesai pengerjaan (SLA), memesan sparepart ke gudang via scan barcode, dan meminta persetujuan tambahan biaya jika ditemukan kerusakan baru.
Parts Gudang (Inventory Storekeeper): Penerimaan pick-slip suku cadang digital dari area mekanik, scan barcode untuk pengeluaran stok, transfer sparepart antar cabang, dan modul audit tahunan (stock opname).
Billing POS & Kasir: Faktur kasir tunggal menggabungkan biaya jasa mekanik + suku cadang habis pakai (BMHP) + oli + pajak PPN 11%, integrasi terminal pembayaran debit/kredit EDC dan QRIS Dinamis.
Customer Progress Tracking: Mengirimkan link status pengerjaan langsung ke WhatsApp pelanggan (misal: Tahap Pembongkaran, Menunggu Part, Uji Jalan, Selesai).

1.3 User Personas¶

Role	Primary Goals & Critical Needs	Pain Points
Pelanggan (Customer)	Estimasi biaya akurat sejak awal, durasi servis tepat janji, transparansi sparepart yang diganti.	Biaya tagihan tiba-tiba membengkak saat kasir, klaim garansi servis ditolak, curiga suku cadang tidak diganti baru.
Service Advisor (SA)	Registrasi plat nomor cepat, pembuatan SPK akurat, upselling produk servis berkala terpadu.	Antrean kendaraan menumpuk di pagi hari, salah menghitung estimasi jasa servis mekanik, miskomunikasi ke mekanik.
Mekanik (Mechanic)	Menerima instruksi kerja jelas, mencatat pencapaian komisi harian, memesan part gudang tanpa ribet.	Kehilangan waktu produktif karena menunggu part dari gudang, catatan jasa mekanik sering terabaikan di billing kasir.
Kepala Gudang (Storekeeper)	Memastikan akurasi stok fisik harian, menata letak rak sparepart, mendeteksi barang mati (slow moving).	Kehilangan/kebocoran sparepart kecil (baut, busi) tanpa tercatat, proses stok opname manual yang lambat.
Kasir Bengkel (Cashier)	Memproses billing cepat tanpa selisih, memverifikasi uang muka (DP), mencetak kuitansi PPN.	Kesulitan mencocokkan suku cadang fisik yang terpasang dengan input SPK, selisih laporan keuangan harian.
Executive Owner	Memantau margin profitabilitas harian, mengawasi SLA rata-rata servis, mengukur rasio klaim garansi.	Kebocoran margin pada upselling sparepart cabang, ketimpangan performa antar cabang franchise.

1.4 Key Non-Functional Requirements¶

Offline Resilient Local Operations: Selama mati jaringan internet, kasir di cabang harus tetap bisa mengeluarkan tagihan final dan mekanik tetap bisa melanjutkan pengerjaan SPK yang sedang berjalan via local database SQLite edge sync.
High Accuracy Barcode Processing: Kecepatan scan barcode sparepart di terminal gudang harus < 500 ms untuk menjaga kelancaran alur operasional.
Role-Based Audit Integrity: Setiap penyesuaian (adjustment) stok sparepart atau void transaksi billing wajib mencatat siapa user pengubah, waktu, alasan perubahan, dan data differential-JSON secara permanen.

1.5 Success Metrics¶

Estimates Variance Rate: Rata-rata deviasi estimasi biaya vs tagihan final kasir < 5%.
Average Service Turnaround Time: Penurunan durasi rata-rata pengerjaan kendaraan sebesar 30%.
Inventory Shrinkage (Kebocoran Gudang): Menekan kehilangan fisik sparepart hingga 0%.
Repeat Customer Rate: Peningkatan retensi kunjungan kembali pelanggan sebesar 35%.

Business Flow¶

2.1 High-Level Vehicle Service Journey Flowchart¶

Alur bisnis SentraAuto Care mencakup siklus hidup penanganan kendaraan, dari booking, inspeksi penerimaan, diagnosa mekanis, penyediaan suku cadang, hingga penyerahan kembali kendaraan.

graph TD
    A[Pasien/Pelanggan Booking Online / Walk-in] --> B[Plat Nomor Di-scan / Input Manual]
    B --> C{Pemeriksaan Histori Kendaraan}
    C -- Ada Histori Lintas Cabang --> D[Tampilkan Catatan Servis Sebelumnya & Garansi Aktif]
    C -- Kendaraan Baru --> E[Registrasi VIN, STNK, Tipe Kendaraan]
    D --> F[SA Melakukan Inspeksi Fisik Digital & Input Keluhan]
    E --> F
    F --> G[Sistem Generate SPK & Estimasi Biaya Servis]
    G --> H[Pelanggan Tanda Tangan Persetujuan Estimasi]
    H --> I[Kendaraan Masuk Antrean Kerja & Assign Mekanik]
    I --> J[Mekanik Mulai Pengerjaan - SLA Timer Aktif]
    J --> K{Apakah Butuh Part Tambahan?}
    K -- Ya --> L[SA Kirim WhatsApp Request Persetujuan Biaya Baru]
    L -- Ditolak --> M[Pengerjaan Dilanjutkan Tanpa Part Tambahan]
    L -- Disetujui --> N[Gudang Scan Barcode & Dispense Sparepart Baru]
    K -- Tidak --> O[Pengerjaan Selesai oleh Mekanik]
    N --> O
    O --> P[Quality Check / Uji Jalan oleh Kepala Mekanik]
    P --> Q[Kasir: Generate Unified Invoice Sparepart + Jasa]
    Q --> R[WhatsApp Notifikasi Kendaraan Siap Diambil & Cetak Faktur]
    R --> S[Service Reminder Otomatis H+90 Hari via Background Job]

2.2 Detailed Touchpoint Analysis¶

Penerimaan & Inspeksi Awal: Pelanggan disambut oleh Service Advisor (SA). SA membawa tablet khusus untuk mengambil foto keliling kendaraan (mencatat baret/cacat bawaan luar untuk menghindari tuntutan palsu) dan memasukkan parameter kilometer (odometer) terkini.
Penerbitan SPK & Estimasi: SA mendiagnosa keluhan. Sistem memunculkan katalog bundling servis standar (misal: "Servis Berkala 10.000 KM") yang secara otomatis memetakan kebutuhan sparepart (Oli Mesin, Filter Oli, Gasket) dan jenis jasa servis (Jasa Tune-Up). Sistem menghitung estimasi biaya secara otomatis.
Eksekusi di Bay Kerja: Mekanik membuka aplikasi tablet workbay di dekat lift kendaraan. Begitu tombol "Mulai Servis" diklik, sistem menyalakan timer. Saat membutuhkan suku cadang, mekanik mengklik menu "Minta Part". Sinyal digital langsung terkirim ke komputer gudang sparepart.
Pengeluaran Suku Cadang Gudang: Petugas gudang memanggil nomor SPK mekanik di layar. Mengambil filter oli dan oli mesin di rak fisik, lalu men-scan barcode suku cadang tersebut. Scan barcode memotong stok gudang utama secara instan dan mengunci part tersebut di bawah beban SPK terkait.
Pemeriksaan Akhir & Billing: Kepala mekanik menguji jalan kendaraan, lalu menandai status QC di aplikasi. Di kasir, seluruh suku cadang yang di-dispense gudang dan jasa mekanik disatukan secara otomatis ke dalam invoice kasir. Sistem kasir mendeteksi jika suku cadang tertentu dilindungi garansi aktif dari kunjungan terakhir (misal: penggantian dinamo starter kurang dari 30 hari lalu) dan membebaskan biayanya menjadi Rp 0.

Feature List¶

8.1 Customer & Vehicle¶

Plate & VIN Cross-Branch Registry: Ketika kendaraan datang ke cabang manapun di Indonesia, Service Advisor cukup memindai plat nomor via kamera OCR tablet. Sistem segera menarik rekam medis servis lengkap, histori keluhan masa lalu, baret luar kendaraan, serta klaim garansi yang pernah dilakukan secara real-time.
Predictive Maintenance Service Reminder: Algoritma menghitung laju rata-rata kilometer harian kendaraan pasien. Tepat H-14 sebelum estimasi batas service berikutnya terlampaui, sistem mengirim notifikasi WhatsApp pengingat preventive maintenance otomatis kepada pelanggan.

8.2 Job Order & Work Order¶

Dynamic Workbay Queue Display: Layar display di area ruang tunggu bengkel menampilkan status pengerjaan mobil (Booking Aktif, Naik Lift, Pembongkaran, Selesai) secara real-time menggunakan WebSockets untuk kenyamanan pelanggan.
Multi-Mechanic WO Assignment: Mendukung pendaftaran beberapa mekanik dalam satu SPK. Pembagian beban kerja ini dicatat secara detail guna mempermudah pembagian komisi jasa mekanik sesuai peran masing-masing (misal: Mekanik A bagian mesin, Mekanik B bagian AC).

8.3 Sparepart Management¶

Automatic Barcode Stock Deductions: Pengeluaran sparepart di area gudang wajib memindai barcode fisik item menggunakan reader. Mengurangi kesalahan pengambilan tipe item (human error) dan memastikan persediaan terpotong secara akurat.
Sparepart Substitution Matcher: Jika sparepart orisinil bernilai tinggi sedang habis, sistem secara otomatis merekomendasikan daftar part alternatif yang setara secara mekanis (substitusi/imitasi resmi) beserta harga jualnya untuk mempercepat pengambilan keputusan Service Advisor.

8.4 POS & Billing¶

Unified Part + Labor Invoicing: Menghasilkan invoice tunggal yang rapi memisahkan ringkasan biaya suku cadang (BMHP) dan biaya jasa labor mekanik dengan perhitungan pajak lokal PPN 11% secara otomatis.
Split Cash/EDC Payment Gateway: Kasir mendukung pembayaran terpisah dalam satu faktur transaksi (misal: DP Rp 500.000 dibayar via Debit Mandiri EDC, sisa pembayaran Rp 1.500.000 dibayar menggunakan QRIS).