Sentra Service — Overview¶

Product Requirements (PRD)¶

1.1 Pendahuluan & Latar Belakang¶

Industri jasa kecantikan, perawatan tubuh, dan perbaikan otomotif (seperti barbershop, salon premium, spa, klinik kecantikan, studio foto, hingga bengkel) di Indonesia berkembang dengan sangat pesat. Karakteristik utama dari industri ini adalah ketergantungan yang sangat tinggi terhadap optimasi slot waktu staf dan penjadwalan kapasitas.

Masalah klasik seperti hilangnya potensi pendapatan akibat pelanggan tidak datang (no-show), bentrok pemesanan (overbooking), ketidakmerataan beban kerja staf, serta kecurangan pelaporan komisi jasa (commission fraud) menjadi hambatan utama pertumbuhan bisnis multi-cabang.

SentraService Book dirancang khusus sebagai sistem pengelolaan appointment dan antrean terintegrasi. Sistem ini mengedepankan efisiensi alokasi slot waktu secara realtime, pencocokan staf otomatis berbasis kompetensi skill (skill-based routing), dan integrasi POS pembayaran ritel tambahan dalam satu platform yang andal.

1.2 Target Sektor Bisnis¶

• Barbershop & Salon Premium: Penjadwalan kapster favorit, add-on produk perawatan (pomade, serum), komisi per kepala.
• Spa & Massage: Pengelolaan ruangan treatment, penjadwalan terapis, durasi layanan fleksibel.
• Klinik Kecantikan: Appointment dokter spesialis, resep treatment khusus, manajemen rekam medis estetika.
• Bengkel Mobil & Motor: Alokasi pit pengerjaan (stall allocation), mekanik berdasarkan skill spesifik (AC, kelistrikan, mesin), penjualan suku cadang ritel terintegrasi.
• Studio Foto: Pemesanan slot ruangan studio, pemilihan fotografer, add-on paket cetak foto.

1.3 Key Performance Indicators (KPI) Bisnis¶

Sistem ini memantau metrik efisiensi operasional secara harian: - Slot Utilisation Rate: Persentase slot waktu produktif staf yang terisi oleh transaksi dibanding total kapasitas slot tersedia. - No-Show Rate: Persentase janji temu (appointment) yang tidak dihadiri oleh pelanggan tanpa pemberitahuan pembatalan (Target: < 3.0%). - Average Transaction Value (ATV): Rata-rata nilai belanja per kedatangan (mengukur keberhasilan upselling produk ritel). - Staff Idle Time: Rata-rata waktu tunggu staf yang tidak produktif di antara jadwal layanan. - Customer Retention Rate (CRR): Persentase pelanggan yang memesan ulang (re-booking) staf yang sama dalam waktu 30 hari.

1.4 Regulasi & Kebiasaan Pasar Indonesia¶

• WhatsApp-Centric Communication: Sistem pengingat wajib menggunakan integrasi WhatsApp (WA) sebagai saluran komunikasi utama, mengingat tingkat keterbacaan WA di Indonesia jauh lebih tinggi daripada SMS/Email.
• Kepatuhan Pajak PPN 11%: Perhitungan pajak jasa resmi sesuai peraturan perpajakan nasional.
• Sistem Uang Muka (Booking Deposit): Fitur pembayaran uang muka/DP via e-wallet (GoPay, OVO, ShopeePay) untuk menekan angka no-show di Indonesia.

Business Flow¶

2.1 Alur Bisnis Utama (Pemesanan s.d. Selesai Layanan)¶

Alur pergerakan pelanggan mencakup pendaftaran janji temu secara online maupun kunjungan langsung (walk-in), eksekusi jasa oleh staf spesialis, upselling ritel, hingga pembayaran kasir.

graph TD
    A1["Pelanggan Online (Pilih Slot/Staf)"] -->|1. Booking & DP via QRIS| B["Central Appointment Engine"]
    A2["Pelanggan Walk-in (Datang Langsung)"] -->|2. Check-in Antrian di Toko| B
    B -->|3. Alokasi Slot & Roster Cocok| C["Frontdesk Scheduling Matrix"]
    C -->|4. Panggil Antrian & Eksekusi Jasa| D["Service Execution (Staff Assigned)"]
    D -->|5. Selesai Layanan| E["POS Ritel / Upselling Item"]
    E -->|6. Settlement & Cetak Struk| F["Invoice Lunas & Member Point"]
    F -->|7. WhatsApp Feedback & Rating| G["Customer Loyalty CRM"]

2.2 Tantangan Operasional Jasa & Solusi Sistem¶

Feature List¶

8.1 Manajemen Booking & Antrean¶

• Realtime Time Slot Matrix: Penayangan jadwal operasional harian dalam format matriks Grid Staf vs Waktu 30 menitan, memudahkan kasir drag-and-drop jadwal pesanan secara visual.
• Walk-in Queue Board: Mengintegrasikan antrean pelanggan yang datang langsung (walk-in) ke dalam antrean waiting list dinamis pengisi slot kosong akibat pembatalan mendadak (cancellation slots).
• Automated WA Reminders Triggers: Scheduler mengirim pesan WhatsApp otomatis 24 jam sebelum kedatangan dan pengingat terakhir 2 jam sebelum janji temu untuk mengonfirmasi kehadiran.

8.2 Roster Staf & Skill Matching¶

• Competency Skill Assignment: Membatasi opsi alokasi staf berdasarkan kompetensi. Contoh: Layanan jasa kecantikan "Balayage Hair Coloring" hanya memunculkan daftar staf bersertifikat ahli warna (color specialist), melarang penunjukan kapster junior yang belum terlatih.
• Multi-Branch Staff Rotation: Mendukung rotasi jadwal staf antarcabang dengan pelacakan data presensi dan performa komisi yang terkonsolidasi.

8.3 POS Pembayaran & Komisi Instan¶

• Commission Split Calculator: Mendistribusikan komisi secara otomatis di balik layar ketika 1 janji temu dikerjakan oleh 2 staf berbeda (contoh: Staf A mencukur rambut, Staf B melakukan cuci & pijat kepala).
• Retail Upselling Integrated: Kasir dengan mudah menambahkan barang ritel (seperti pomade, produk serum rambut, atau suku cadang bengkel) ke struk transaksi jasa akhir, mengaitkan bonus komisi penjualan produk tersebut ke staf yang berhasil melakukan penawaran (upselling).