Sentra Rental — Overview¶

Product Requirements (PRD)¶

1.1 Latar Belakang & Deskripsi Produk¶

SentraRental Share adalah platform Enterprise Resources Planning (ERP) dan manajemen aset terdistribusi yang dirancang khusus untuk bisnis persewaan bernilai tinggi (high-value assets) multi-cabang di Indonesia. Platform ini melayani berbagai industri rental:

• Transportasi: Mobil penumpang, SUV premium, sepeda motor petualang.
• Media & Kreatif: Kamera DSLR/Mirrorless cinema, lensa premium, lighting, drone industri.
• Event & Entertainment: Sound system, LED screen, alat pesta, gaun pernikahan designer.
• Konstruksi & Industri: Alat berat, generator set, scaffolding, alat bor proyek.
• Gaming: Konsol Playstation 5, PC gaming, simulator racing.

Sistem ini memecahkan masalah mendasar dalam industri rental yaitu: double booking, kebocoran pendapatan (leakage), manipulasi kondisi fisik aset oleh staf/pelanggan, manajemen denda dan uang jaminan (deposit), serta pelacakan performa utilisasi finansial per unit barang secara real-time.

1.2 Profil Target Pasar & Kebutuhan Khusus¶

• Operasional Multi-Cabang: Sinkronisasi stok antar cabang fisik (hub & spoke) dengan pembagian armada (fleet allocation).
• Kepatuhan Hukum Indonesia: Kontrak digital (Digital Agreement) berbasis UU ITE dan UU PDP, format penagihan PPN 11% dan PPh 23 untuk klien korporat.
• Integrasi Finansial Lokal: Pembayaran deposit instan lewat dynamic QRIS bank-transfer dan mekanisme pre-authorisation (hold limit kartu kredit/e-wallet) melalui Xendit atau Midtrans.

1.3 Key Performance Indicators (KPI) Bisnis¶

1.4 Batasan Sistem (System Constraints)¶

• Konektivitas: Aplikasi Handover Lapangan (Inspector Mobile App) wajib Offline-First — merekam foto kondisi unit di basement/proyek terpencil tanpa sinyal, sinkronisasi otomatis saat internet kembali.
• Konkuransi: Kalender ketersediaan unit harus dikunci secara real-time menggunakan Redis Distributed Lock (Redlock) pada level SKU dan nomor seri aset untuk mencegah double booking pada detik transaksi yang sama.

Business Flow¶

2.1 End-to-End Rental Journey¶

graph TD
    A[Pelanggan Pilih Unit & Tanggal] --> B{Cek Ketersediaan Real-Time}
    B -- Tersedia (Redis Lock) --> C[Isi Form & Unggah Dokumen: KTP, SIM, Selfie]
    B -- Penuh --> A1[Masuk Waiting List]
    C --> D[Pembayaran Uang Sewa + Deposit Jaminan]
    D --> E{Approval Admin & Verifikasi KTP via Dukcapil API}
    E -- Ditolak --> F[Refund Otomatis via Payment Gateway]
    E -- Disetujui --> G[Aset Dipersiapkan di Cabang]
    G --> H[Check-Out Handover: Inspeksi Foto & Checklist Fisik]
    H --> I[Penerbitan Surat Jalan & Digital Agreement Signed]
    I --> J[Masa Rental Aktif]
    J --> K{Pengembalian Tepat Waktu?}
    K -- Terlambat --> L[Hitung Otomatis Denda Keterlambatan per Jam]
    K -- Tepat Waktu --> M[Check-In Handover: Inspeksi Fisik Masuk]
    L --> M
    M --> N{Ada Kerusakan / Barang Hilang?}
    N -- Ya --> O[Hitung Denda Kerusakan dari Katalog Part]
    N -- Tidak --> P[Potong Biaya Tambahan Jika Ada]
    O --> P
    P --> Q[Pelepasan Sisa Uang Jaminan / Deposit Settle]
    Q --> R[Update Status Aset: Tersedia / Perlu Maintenance]

2.2 Alur Penyelesaian Sengketa Kerusakan & Denda (Dispute Resolution Flow)¶

sequenceDiagram
    autonumber
    actor Customer as Pelanggan
    actor Inspector as Inspektur Lapangan
    actor Admin as Admin Kasir
    participant DB as Database System

    Inspector->>Customer: Tunjukkan baret baru saat check-in barang
    Inspector->>DB: Upload foto kerusakan & pilih komponen rusak (Katalog Part)
    DB->>DB: Hitung estimasi biaya perbaikan + estimasi downtime aset
    DB->>Admin: Tampilkan Tagihan Kerusakan (Damage Bill)
    Admin->>Customer: Berikan rincian denda kerusakan & downtime
    alt Customer Setuju
        Customer->>Admin: Bayar via QRIS Potong Deposit
        Admin->>DB: Tandai Lunas, rilis sisa deposit ke bank customer
    else Customer Banding (Dispute)
        Customer->>Admin: Ajukan klaim asuransi / bantahan foto check-out
        Admin->>DB: Tarik arsip foto check-out (SHA-256 verified)
        Note over Admin, Customer: Bandingkan foto check-out vs check-in secara visual
        alt Terbukti Kerusakan Baru
            Admin->>Customer: Tunjukkan bukti tak terbantahkan, tahan deposit
        else Kerusakan Lama (False Positive)
            Admin->>DB: Batalkan denda kerusakan, rilis deposit penuh
        end
    end

Feature List¶

8.1 Modul Rental Booking & Kalender¶

• Real-time Availability Grid: Grid interaktif status ketersediaan aset per jam/hari secara horizontal sepanjang bulan.
• Booking Extension: Perpanjangan rental dari dashboard pelanggan saat masa sewa aktif. Sistem mengecek booking berikutnya yang beririsan; jika ada, request ditolak otomatis dan sistem mencarikan unit alternatif.
• Waiting List Engine: Antrean untuk unit super-premium. Jika pemesanan utama dibatalkan, sistem mengirim notifikasi WhatsApp otomatis ke antrean nomor 1.

8.2 Modul Asset Management¶

• QR Code Asset Handover ID: Setiap unit fisik dipasangi stiker QR berlaminasi. Petugas wajib scan QR sebelum menyerahkan/menerima barang untuk mencegah penukaran tipe barang sejenis secara tidak sah.
• Asset Lifecycle Tracker: Status transisi aset dari NEW → ACTIVE → UNDER_MAINTENANCE → REPLENISHED → RETIRED.

8.3 Modul Deposit & Denda¶

• Midtrans/Xendit CC Pre-Auth hold: Menahan limit kartu kredit tanpa mendebet uang pelanggan. Limit rilis otomatis maksimal 24 jam setelah status rental COMPLETED.
• Damage Tariff Matrix: Katalog biaya ganti rugi suku cadang dan kerusakan (baret mobil per panel = Rp 350.000, lensa berjamur = Rp 500.000, filter UV retak = Rp 150.000).

8.4 Modul Payroll & Insentif¶

• Insentif Checkout Dispatch: Komisi per unit yang berhasil diserahkan tanpa cacat dokumentasi (Rp 15.000/unit).
• Insentif Checkin Clean-Return: Bonus jika staf menyelesaikan kepulangan barang tepat waktu dan mengidentifikasi cacat secara jujur (Rp 20.000/unit).
• Penalty Deduction: Potongan gaji staf jika terjadi manipulasi data serah terima yang terbukti dari audit rekaman visual (Rp 200.000/pelanggaran).

User Stories¶

16.1 Customer Booking Kamera¶

• Sebagai seorang Pelanggan Kreatif (Fotografer).
• Saya ingin memilih kamera Sony A7 Mark IV beserta lensa 24-70mm f/2.8 pada kalender penyewaan online untuk akhir pekan.
• Sehingga saya dapat memastikan bahwa peralatan tersebut tersedia secara sah, terkunci untuk saya, dan tidak mengalami double booking saat saya tiba di toko.
• Acceptance Criteria:
• GIVEN: Pelanggan menavigasi ke halaman katalog rental kamera dan memilih rentang tanggal 25 Mei s.d 26 Mei 2026.
• WHEN: Pelanggan menekan tombol "Booking Sekarang" dan menyelesaikan pembayaran uang sewa + uang jaminan.
• THEN: Sistem membuat entri transaksi berstatus PAID_APPROVED, mengirimkan PDF tanda bukti booking via WhatsApp, dan mengubah warna baris status kamera di dashboard admin kalender menjadi biru (BOOKED).

16.2 Field Inspector Mencatat Kerusakan Baru Mobil¶

• Sebagai staf Inspektur Lapangan (Handover Officer).
• Saya ingin mencatat goresan baru di bemper kanan depan mobil Avanza B-1234-XYZ saat pengembalian melalui aplikasi mobile.
• Sehingga sistem dapat menahan uang jaminan secara otomatis sesuai tarif perbaikan panel bemper pada katalog suku cadang.
• Acceptance Criteria:
• GIVEN: Inspektur membuka formulir CHECK_IN untuk mobil Avanza B-1234-XYZ pada aplikasi inspeksi mobile.
• WHEN: Inspektur mencentang cacat "Baret bemper depan", mengunggah foto bukti baret baru, dan submit data inspeksi.
• THEN: Sistem mengkalkulasi denda kerusakan bemper Rp 350.000, menampilkan tagihan penalti di dashboard admin kasir, dan secara otomatis membagi pengembalian deposit (Rp 500.000 − Rp 350.000 = Rp 150.000 dikembalikan ke e-wallet pelanggan).